Hoe voorkom je dat jouw facturen niet betaald worden?

Help, mijn factuur wordt niet betaald! Slechts een-derde van alle facturen wordt binnen de afgesproken betalingstermijn betaald. Niet betaalde facturen zijn niet alleen erg vervelend, het levert ook een risico op voor jouw bedrijf.  

De redenen voor niet betaalde facturen zijn verschillend: financiële problemen, slordige administratie of zakelijke geschillen bijvoorbeeld. Het is belangrijk een overzicht te hebben van niet betaalde facturen. Zo kun je makkelijk actie ondernemen.

Met een goed debiteurenbeleid kun je niet betaalde facturen voorkomen. In deze blog lees je wat een goed debiteurenbeleid is.

Wat zijn de voordelen van een actief debiteurenbeleid?

  • De betalingsachterstand loopt niet te hoog op;
  • Je voorkomt verjaring van jouw vordering;
  • De debiteur heeft duidelijkheid over de hoogte van de incassokosten; 
  • Jouw dossier is sterker en de kans op een succesvolle inning van de vordering is daarmee hoger;
  • De betaling van de incassokosten is gedekt;

Wat is een goed debiteurenbeleid?

Een goed debiteurenbeleid begint binnen jouw bedrijf. Ten eerste is het van belang om duidelijke afspraken te maken met jouw klanten. Als een klant van tevoren weet wat het factuurbedrag is, dan is de kans minder groot dat de klant het niet eens is met de factuur. 

Ook moet je goede afspraken maken over de betalingsvoorwaarden. Je spreekt dus af wat de betaaltermijn is en wat er gebeurt als facturen niet betaald worden. De betalingsvoorwaarden kunnen opgenomen worden in de offerte en/of opdrachtbevestiging maar kunnen ook onderdeel zijn van de algemene voorwaarden van jouw bedrijf. 

Jouw debiteur is jouw klant 

Natuurlijk is belangrijk een goede band te houden met je klant. Een debiteur is in de eerste plaats een klant die voor omzet zorgt. Aan de andere kant is het belangrijk dat jouw klanten zich aan de gemaakte afspraken houden en op tijd betalen. 

Je mag tegen een klant best zeggen: He! Mijn factuur wordt niet betaald! Als je klanten vriendelijk herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat je jouw zaken op orde hebt. En jouw klant zal goed begrijpen dat jij betaald moet worden voor het uitgevoerde werk.   

Hoe voorkom je onbetaalde facturen? 


Stap 1: Controleer de gegevens van een nieuwe klant

Controleer bij een nieuwe klant altijd even het uittreksel bij de Kamer van Koophandel.  Check of het bedrijf nog staat ingeschreven en of de contactgegevens kloppen. Controleer ook of de persoon waar je de afspraken mee maakt wel bevoegd is om deze afspraken te maken. Een factuur wordt niet betaald als deze wordt gestuurd naar een verkeerd adres.

Stap 2: De offerte en de algemene voorwaarden

In de offerte naar jouw klant moeten de gemaakte afspraken duidelijk weergeven worden. De betalingsvoorwaarden kunnen als onderdeel opgenomen worden in de offerte maar deze kunnen ook onderdeel zijn van de algemene voorwaarden van jouw bedrijf. Zorg er in het laatste geval wel voor dat je de algemene voorwaarden op de juiste manier hanteert waardoor deze van toepassing zijn op de offerte.  

Stap 3: De factuur 

De factuur moet duidelijk zijn. Factuurnummer, datum en omschrijving van het geleverde mogen nooit ontbreken. Wacht niet te lang met het versturen van de factuur.

Stap 4: De herinnering

Heeft jouw opdrachtgever niet betaald binnen de afgesproken betalingstermijn? Stuur de opdrachtgever dan een herinnering waarin je de opdrachtgever wijst op de openstaande factuur. Hierbij is het verzoek om betaling binnen een termijn van 14 dagen gebruikelijk. Schroom niet om een herinnering te sturen. Zo voorkom je weer dat facturen niet betaald worden.

Een woord van onze partner

Voorkomen dat facturen niet betaald worden is niet altijd eenvoudig en kost veel werk. Werk je met Stella? Dan wordt dit allemaal automatisch beheert voor je. Je kunt in Stella je offertes en facturen maken. Deze zijn al professioneel en volgens wet- en regelgeving opgezet. Wordt een factuur niet betaald? Dan geeft Stella je een seintje en kun je met 1 druk op de knop een herinnering versturen. Probeer Stella nu 30 dagen gratis uit en ervaar de voordelen!

Vragen? Bel voor een gratis adviesgesprek

Enrico van den Houtenhttp://www.stellahq.com
Enrico is mede-oprichter van Stella - Werkregistratie voor de vakman. Hij heeft jarenlange ervaring als ondernemer in software en in de financiële wereld. In zijn vrije tijd is hij vaak zelf graag aan het klussen in en om het huis.

Onze nieuwste artikelen

Like ons op Facebook