Iedere vakman heeft er helaas vaak mee te maken: extra werk. Je maakt een inschatting van een klus, verwerkt het in een calculatie en krijgt akkoord van de opdrachtgever. Je hebt een vast bedrag afgesproken en je begint vol moed aan een nieuwe klus. Dan blijkt ineens dat een kozijn dat je opnieuw zou schilderen veel rotte plekken heeft die hersteld moeten worden. Je geeft dit door aan je opdrachtgever en gaat aan de slag met het herstel. Vervolgens vraagt de opdrachtgever of de vensterbank toch een ander kleurtje mag krijgen, terwijl je de verf al had gekocht en als laatste of je dan ook meteen nog even dat plintje wilt vastzetten.
Dan is de klus afgerond en je hebt het afgesproken werk gefactureerd. Nu kom je erachter dat je langer bent bezig geweest en dat je ook met onverkocht materiaal zit. Je maakt hier een extra factuur van en dan begint de discussie. De klant dacht echt dat dit inbegrepen was en is niet van plan extra te betalen. Of de klant vraagt om een gedetailleerde specificatie die jij dan weer niet hebt.
Dan zie je verder dat een inschatting incorrect was, waardoor je meer uren en materiaal hebt gebruikt dan verwacht. Dit artikel geeft je tips over hoe je dit zoveel mogelijk kunt voorkomen.
Wees helder in je offerte. Geef goed aan wat er wel en niet in zit.
Als eerste de offerte. Je kunt al een hoop onduidelijkheid aangeven bij je klant als je goed opschrijft wat het werk behelst dat je gaat uitvoeren. Zorg altijd dat je een zin opneemt in de strekking van ‘eventuele onvoorziene zaken in het werk en/of extra wensen van opdrachtgever vallen niet binnen deze offerte’. Daarnaast is het altijd raadzaam om in je calculatie een post op te nemen voor onvoorziene zaken. Reken hier dan bijvoorbeeld 10% van de gehele som voor en voeg deze toe aan de calculatie. Zo vang je al een deel op van mogelijk extra werk zonder dat je je klant hierover hoeft te informeren en zonder dat hierover discussie ontstaat.
Communicatie met de klant
Kom je tijdens het uitvoeren van de klus onvoorziene zaken tegen of zijn er extra wensen van de klant die niet in de offerte zijn opgenomen, ga deze dan niet direct uitvoeren! Geef aan bij je opdrachtgever dat dit niet bij de prijs is inbegrepen. Vraag of je hier nog een aparte prijs voor moet berekenen of dat je deze op basis van nacalculatie (uurtje-factuurtje) mag uitvoeren. Geef aan dit per mail of via een losse offerte te overleggen en laat de klant dit goedkeuren. Zo heb je geen verrassingen achteraf voor jou of de klant en zo hou je de afspraken helder.
Maak zelf de vergelijking tussen voor- en nacalculatie
Om te zien of je uitkomt met je calculatie is het verstandig om je werk en materiaal bij te houden. Zo kun je achteraf nagaan hoe goed je inschatting was en deze naar de toekomst verbeteren. Daarnaast kun je tijdens het bijhouden al goed zien waar je niet uitkomt en dit communiceren met je klant. Zo kun je op een eerlijke manier bij de klant aangeven dat je het niet redt met het eerder afgesproken bedrag en afstemmen of je wat extra werk mag en kan factureren.
Er zijn verschillende softwarepakketten online te vinden waarin je al deze zaken snel en eenvoudig kunt vastleggen. Met name Stella is gericht op zzp’ers in de bouw om gemakkelijk goede offertes, facturen en werkregistraties vast te leggen. Wil je een pakket met meer mogelijkheden en hele uitgebreide analyses maken, dan kun je kiezen voor e-Boekhouden.nl of Minuba. Ook deze werkregistratiesoftware is gericht op de bouw.
