Je kunt nog zoveel kwaliteiten of goede recensies hebben. Je zult een opdracht pas kunnen aannemen na het versturen van een offerte. Dit is de eerste indruk die je bij je klant achterlaat. Goede offertes opstellen is dus erg belangrijk. In dit blog geven we je graag wat tips & trucs over offertes opstellen.
Waarom een professionele offerte?
Een offerte is een uitgebreide prijsopgave voor het werk dat je gaat uitvoeren bij de klant. Hierin worden de werkzaamheden beschreven. Ook onderbouw je de kosten van arbeidsloon en materialen. Verder kan een offerte een planning bevatten en betaalafspraken. Een offerte kan dus veel informatie bevatten. Offertes opstellen is dus een belangrijke klus. Een professionele offerte maken wordt eenvoudig als je je houdt aan de onderstaande stappen.
Bedrijfsgegevens
Bij een offerte opstellen zijn eerst je eigen gegevens belangrijk. Vermeld in de rechterbovenhoek je bedrijfsgegevens en eventueel je bedrijfslogo. Vul de bedrijfsnaam en je bezoekadres (indien van toepassing) aan met de volgende gegevens: Een KvK-nummer, bankrekeningnummer & een btw-nummer.
Je kunt offertes opstellen met behulp van briefpapier. Hierop kun je dan al jouw gegevens al laten drukken door een drukkerij. Tegenwoordig gaat veel digitaal en kun je misschien beter een goed offerteprogramma gebruiken waarin jouw gegevens al standaard staan ingevuld.
De gegevens van de klant
In de linkerbovenhoek worden de gegevens van de klant vermeld. Zorg ervoor dat namen correct zijn gespeld. Daaronder zet je de contactgegevens van de klant zoals telefoonnummer en een e-mailadres.
De datum, geldigheidsduur en het nummer van de offerte
Vermeld onder de gegevens van de klant de datum van de offerte, gevolgd door het offertenummer. Dit is een uniek nummer en is voor het bijhouden van je administratie van toegevoegde waarde.
De geldigheidsduur offerte kun je onder het offertenummer vermelden. De geldigheidsduur offerte loopt vanaf de datum opstellen offerte tot de genoemde geldigheidsperiode. Deze kun je zelf bepalen, maar is vaak 30 dagen. De geldigheidsduur offerte kun je inkorten als je verwacht dat materiaalkosten sterk gaan stijgen in korte tijd.
De aanhef
Wil je echt een professionele offerte maken? Zorg er dan voor dat je de juiste aanhef gebruikt. Alleen al iemand met mijnheer aanschrijven terwijl het een mevrouw is, kan al voor ergernis zorgen. Gebruik bij voorkeur een formele aanhef (geachte heer/geachte mevrouw)
Het aanbod
Offertes opstellen doe je natuurlijk vooral om het werk goed te beschrijven. Noem goed welke werkzaamheden je gaat verrichten of welke diensten je gaat leveren. Voor de klant is het dan heel overzichtelijk wat je gaat doen.
De prijs
Eigenlijk een apart onderdeel bij offertes opstellen: De calculatie. Dit is eigenlijk niets meer dan het uitschrijven van je werkzaamheden met de daarbij behorende prijzen. Vaak loopt dit uit op een totaalbedrag waarvoor je het werk kunt aannemen. Werk je uurtje-factuurtje? Dan is de calculatie veel minder belangrijk natuurlijk.
Materiaalkosten
Je kunt ervoor kiezen om de materiaalkosten los te noemen in je offerte. Sommige klanten zullen dit heel overzichtelijk willen zien, andere klanten zal dat minder uitmaken. Probeer dit in het gesprek met de klant al helder te hebben. Dat scheelt je dan weer veel werk in de offerte.
De btw
In het algemeen geldt er een btw-tarief van 21% over zowel de materialen als het arbeidsloon. In sommige gevallen kan er ook sprake zijn van het zogenaamde verlaagde btw-tarief van 9%. Dat geldt bijvoorbeeld voor uit te voeren werkzaamheden aan woningen (verdere info via Belastingdienst laag btw-tarief).
Vermeld de btw altijd apart met het juiste percentage.
Algemene voorwaarden
Als de klant een offerte goedkeurt, is het eigenlijk al direct een contract. Het is handig dat je dan verwijst naar jouw algemene voorwaarden. Schrijf dus altijd op dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn op de offerte. Als je de offerte als PDF-bestand per mail verstuurt, kun je de algemene voorwaarden meesturen.
De afsluiting
In het laatste deel van de offerte laat je naar voren komen dat vraag en aanbod goed met elkaar in overeenstemming zijn en dat je erop vertrouwt hiermee een passend aanbod gedaan te hebben. Bedank de klant bij voorbaat voor het in jou gestelde vertrouwen. Dit kan helpen bij het maken van een goede indruk voorafgaand aan de klus. Lees hier meer.
Conclusie
Een offerte opstellen kan best lastig zijn. Het is jouw visitekaartje aan de klant en moet er dus goed uitzien. Daarbij staat er best veel informatie in. Wij adviseren dan ook om 1 keer een goede offerte te maken en deze steeds te kopiëren voor nieuwe klanten. Je hebt dan al veel informatie goed staan. Probeer je eigen weg te vinden hierin. Offertes kunnen soms juist ook gewoon kort en bondig zijn. Zolang de klant maar ziet dat je je best erop hebt gedaan.
Een woord van onze partner: Stella – Werkregistratie voor de vakman
Dit artikel is je aangeboden door Stella – Werkregistratie voor de Vakman. Wil je eenvoudig je offertes opstellen en naar de klant sturen? Dit kan met Stella. Je maakt in een handomdraai professionele offertes, zelfs bij de klant thuis met de app. Offertes kun je makkelijk laten goedkeuren en inplannen met de klant. Klus afgerond? Dan kun je met een druk op de knop de factuur uitsturen. In Stella zijn offertes al helemaal opgesteld volgens de stappen hierboven. Daar hoef je dus alvast niet meer over na te denken! Je kunt Stella 30 dagen gratis proberen, zonder dat je ergens aan vast zit.
