Je kunt nog over zoveel kwaliteiten of goede recensies beschikken. Je zult een grote opdracht pas kunnen aannemen na het verstrekken van een offerte. Het is dan ook van groot belang dat je de potentiële opdrachtgever een professionele offerte toestuurt. In dit blog geven we je graag wat tips & trucs over hoe je een professionele offerte opstelt.
Waarom een professionele offerte?
Een offerte is niets meer een uitgebreide prijsopgave voor toekomstig uit te voeren werkzaamheden. Hierin wordt de aard van de werkzaamheden beschreven. En onderbouw je de kosten van onder andere arbeidsloon en materialen. Verder kan een offerte een planning bevatten met (tijdgebonden) afspraken. Een offerte kan dus een behoorlijke hoeveelheid informatie bevatten. Daarom is de structuur (dus hoe de offerte is opgesteld) van groot belang. Als je de onderstaande onderdelen in je offerte opneemt en de offerte zo opbouwt, heb je met zekerheid een professionele offerte opgesteld.
Bedrijfsgegevens
Vermeld in de rechterbovenhoek je gegevens en eventueel je bedrijfslogo. Vul de bedrijfsnaam en je bezoekadres (indien van toepassing) aan met de volgende gegevens: Een KvK-nummer, bankrekeningnummer & een btw-nummer.
Als je regelmatig offertes moet maken, kun je het deze gegevens natuurlijk ook op briefpapier laten drukken. Meer van deze tijd is een PDF-bestand, waarin je de variabelen (onderdelen offerte) kunt invullen.
De gegevens van de klant
In de linkerbovenhoek worden de gegevens van de klant vermeld. Zorg ervoor dat namen correct zijn gespeld en vermeldt na een paar witregels eventueel contactgegevens van de klant zoals telefoonnummer en een e-mailadres. Vraag bij een telefonisch contact of de naam zo goed wordt gespeld.
De datum, geldigheidsduur en het nummer van de offerte
Vermeld onder de gegevens van de klant de datum van de offerte, gevolgd door het offertenummer. Dit is een uniek nummer en is voor het bijhouden van je administratie van toegevoegde waarde.
De geldigheidsduur van de offerte kun je onder het offertenummer vermelden. De geldigheidsduur loopt van de datum opstellen offerte tot de genoemde geldigheidsperiode. Die is variabel en naar eigen inzicht af te geven.
De aanhef
Zorg ervoor dat je de juiste aanhef gebruikt. Alleen al iemand met mijnheer aanschrijven terwijl het een mevrouw is, kan al voor ergernis zorgen. Gebruik bij voorkeur een formele aanhef (geachte heer/geachte mevrouw)
Het aanbod
Beschrijf nauwkeurig en helder welke werkzaamheden je gaat verrichten of welke diensten je gaat leveren. Daardoor wordt het voor de potentiële klant makkelijker om te begrijpen wat er precies wordt aangeboden. Ook zal de potentiële klant ook in één oogopslag kunnen zien of jouw aanbod bij zijn of haar vraag aansluit.
De prijs
Specificeer zowel de materiaalkosten als het arbeidsloon. Geef in de offerte ook aan of er eventueel meerdere onderaannemers zijn en het arbeidsloon dus uit meerdere onderdelen is opgebouwd.
Materiaalkosten
Het is belangrijk dat de potentiële klant weet welk gedeelte van de prijsopgave uit materiaalkosten bestaat en hoe de materiaalkosten zijn opgebouwd. Specificeer de kosten per materiaalpost. Hiermee geef je de klant een goed inzicht waaruit de kosten van de materialen bestaan.
Wanneer bepaalde materialen door de klant zelf worden aangeleverd, vermeld dat apart in de offerte.
De btw
In het algemeen geldt er een btw-tarief van 21% over zowel de materialen als het arbeidsloon. In sommige gevallen kan er ook sprake zijn van het zogenaamde verlaagde btw-tarief van 9%. Dat geldt bijvoorbeeld voor uit te voeren werkzaamheden aan woningen (verdere info via Belastingdienst laag btw-tarief).
Vermeld de btw altijd apart met het betreffende percentage. Het moet duidelijk zijn of de geoffreerde prijzen in- of exclusief btw zijn. Mocht het verlaagde btw-tarief van 9% van toepassing zijn, geef hiervoor dan ook de reden in de offerte aan.
Algemene voorwaarden
Omdat een offerte een formeel, bindend document is waarin de afspraken die je met de klant maakt, kun je hierin naar de algemene voorwaarden verwijzen en die aan de offerte toevoegen. Als je de offerte als PDF-bestand per mail verstuurt, kun je de algemene voorwaarden natuurlijk ook als link toevoegen.
De afsluiting
In het laatste deel van de offerte laat je naar voren komen dat vraag en aanbod goed met elkaar in overeenstemming zijn en dat je erop vertrouwt hiermee een passend aanbod gedaan te hebben. Bedank de klant bij voorbaat voor het in jou gestelde vertrouwen. Dit kan helpen bij het maken van een goede indruk voorafgaand aan de klus. Lees hier meer.
De opmaak van een professionele offerte
Controleer na het opstellen van de offerte of er geen spelfouten in voorkomen. Heb jij een logo? Zorg er dan voor dat dit logo, jouw thema of huisstijl herkenbaar in de offerte terugkomen. Het oog wil namelijk ook wat.
Een woord van onze partner: Zoofy
Dit artikel is je aangeboden door Zoofy. Via Zoofy vind je eenvoudig klussen bij jou in de buurt. Zoofy kan ook helpen met het opstellen van een professionele offerte. Gemiddeld worden zeven van de tien offertes een daadwerkelijke klus! Deze klussen verschijnen in de Zoofy Android app of Zoofy Apple app. Je doet eenvoudig een offerteverzoek in de app.
