De klant staat natuurlijk centraal in het succes van jouw onderneming. Immers, zonder klanten geen inkomsten. Hoe zorg je ervoor dat je een klantenbestand opbouwt? Wat zijn opties met betrekking tot het vinden van klanten en hoe stel je een goede offerte en factuur op? Hieronder leggen we per stap uit hoe dit in zijn werk gaat en wat handige dingen zijn om op te letten bij dit proces.
Klanten vinden
Ga bij jezelf als eerste na hoe je precies wilt gaan werken en voor wie. Een belangrijke afweging hierin is of je zelf wil zoeken naar klussen of je laat inhuren door grotere partijen die voor jou klussen binnenhalen. Als je je laat inhuren door grotere partijen is een voordeel dat je niet hoeft te zoeken naar opdrachten. Daarnaast hoef je geen offertes op te stellen en uitgebreide werkadministratie en facturatie te doen. Deze optie bespaart tijd en energie en kan voor meer zekerheid en rust zorgen. De andere kant is wel dat jouw uurtarief lager zal zijn, omdat een andere partij alle tijd en energie besteed aan het werven van klussen en alles wat daaromheen nodig is. Daarnaast ligt dit dichter bij het gevoel van loondienst aan, daar je vaak een langere periode voor één opdrachtgever zal werken en dus minder vrijheid zal hebben.
Wil je zelf voor klussen zorgen dan kan dit uiteraard ook. Je zult dan jezelf wel moeten verkopen en zorgen dat je zichtbaar bent in zoekmachines als google. Daarnaast is het belangrijk natuurlijk dat je een goede mond-op-mond reclame krijgt. Dit zal natuurlijk wel tijd kosten. Je kan ook gebruikmaken van platformen waar klussen geplaatst kunnen worden en waar jij een offerte voor mag uitbrengen. Denk hierbij aan platformen zoals Werkspot of Zoofy. Je kun je hier eenvoudig voor inschrijven en direct aan de slag. Op deze manier ben je vrijer in het ondernemen en kun je vaak ook een iets hoger tarief vragen.
Van offerte tot factuur
Zodra je je eerste klant hebt, zul je een offerte moeten aanbieden voor het werk dat je gaat uitvoeren. Hierin zijn twee mogelijkheden: Óf je spreekt een vast uurtarief af en belast je materiaal door aan de klant. Óf je maakt van te voren een inschatting van jouw uren en het benodigde materiaal en bijbehorende prijs. Dit laatste is eigenlijk altijd gebruikelijk in de bouw, omdat mensen graag van te voren willen weten wat het kost en verschillende partijen met elkaar willen vergelijken. Je zult dus moeten nadenken over je calculatie en moeten zorgen dat deze dicht bij de werkelijkheid ligt. Zorg er altijd voor dat jouw klant bij akkoord de offerte ondertekent. Dit dient namelijk als contract voor jouw werk en de vergoeding die je ervoor zult krijgen. Zorg er ook voor dat duidelijk voor je klant is wat wel en niet binnen de calculatie zit.
Gemakkelijk en duidelijk factureren
Kom je onvoorziene zaken tegen tijdens de uitvoer? Zorg dat je dit helder met je klant afstemt en goede afspraken maakt over de extra kosten (ook wel meerwerk genoemd). Als je deze discussie achteraf voert bij het factureren, dan zal de klant teruggrijpen op de offerte en niet snel bereid zijn meerwerk te betalen. Je kunt offertes maken in pakketten als Word en Excel, maar ook via online software waarin je offertes kunt maken. Je hebt hier hele laagdrempelige pakketten in waarbij je makkelijk een offerte of factuur kunt maken. Ook zijn er softwarepakketten zoals Stella die speciaal gericht zijn op de bouwvakman en waarbij het hele proces overzichtelijk werkt. Daarnaast heb je nog meer uitgebreide software voor de bouw zoals Bouw7 of Minuba.
Je werk plannen, registreren en factureren
Plannen
Het plannen van je klussen. Dit is nog wel een van de lastigste zaken van jouw werk. Het werk kan namelijk uitlopen, het weer kan tegenzitten en zo zijn er nog veel meer zaken die ertoe kunnen leiden dat je planning in de war loopt. Op zich niet erg, maar let altijd op een heldere communicatie met jouw klant. Deze vinden het namelijk vaak niet prettig om een avond van te voren via Whatsapp te horen dat de klus een week later wordt uitgevoerd. Wil jij succesvol zijn in de bouw, dan is communicatie van groot belang. Zorg ook altijd dat je je planning ruim inzet. Je hebt dan altijd wat tijd voor uitloop.
Registreren
Afhankelijk van wat je afspreekt met je klant, is het zinvol om je werk en gebruikt materiaal te registreren. Als je een offerte hebt gemaakt zonder vaste prijsafspraak, dan is het registreren van je uren en kosten essentieel voor je factuur. Als je een vaste som hebt afgesproken, is het vaak toch nuttig je werk te registreren. Je ziet dan achteraf of je uitkwam met de calculatie en je zult hierdoor steeds beter kunnen inschatten hoe je moet calculeren. Ook kun je heel eenvoudig zien of het extra werk bij de eerste inschatting hoorde of echt meerwerk was. Dit kun je dan weer met jouw klant afstemmen waardoor je meer kunt factureren.
Er is echter één groot nadeel en dat is het bijhouden. Veel mensen houden het bijvoorbeeld dagelijks in hun agenda bij. Het makkelijkste is om dit online te doen in software waarin je je gehele werkadministratie doet. Zorg er dan wel voor je dat een pakket hebt waarbij offertes, werkregistratie en facturatie goed met elkaar zijn gelinkt. Dit is bijvoorbeeld het geval met Stella, maar ook met pakketten als Bouw7 of Minuba. Vrijwel alle andere facturatieprogramma’s voor ZZP’ers bieden dit niet, waardoor ze al snel minder geschikt zijn.
Factureren
Dan het factureren. Het is gebruikelijk dat de klant ongeveer 30% van de vaste som uit de offerte betaalt als de opdracht is goedgekeurd. Dit geld kan dan worden gebruikt om het benodigde materiaal te kopen. Ook zorgt het voor een stuk wederzijds vertrouwen tussen jou en de klant. De tweede 30% wordt vaak gedurende het werk gefactureerd en de laatste termijn bij oplevering. Eventueel meerwerk zul je achteraf altijd los factureren na goedkeur van de klant. Let er dus altijd goed op dat je op tijd toestemming hebt van de klant. Ook hier is communicatie heel belangrijk.
Zorg altijd dat je overzichtelijk en op tijd een factuur stuurt en maak van te voren afspraken met klanten over de betaaltermijn. Het liefst heb je de volgende dag het geld op je rekening, maar dit is in de praktijk vaak niet haalbaar. De wettelijke betaaltermijn in Nederland is 30 dagen en dat is vaak ook wat mensen in hun hoofd hebben. Zorg ook hier dus weer voor goede afspraken en leg deze ook goed vast in je offerte of algemene voorwaarden. Ook hier geldt weer, zorg voor een goede communicatie met je klant, zodat voor iedereen helder is wat er verwacht kan worden.
Conclusie
Zoals je ziet, heb je dus een hoop zaken om aan te denken en moet je veel opschrijven. Denk dus goed na wat je wilt. Ga je voor een grotere aannemer werken en factureer je wekelijks je uren of ga je actief werken aan het opbouwen van je eigen naam? Laat je in ieder geval goed helpen met software waarin je eenvoudig al je werk kunt vastleggen. Hierdoor bewaar je overzicht, kost het minder tijd en hou je grip op je werk! Heb je dit allemaal geregeld, lees dan hier hoe je vanuit jouw onderneming de afwikkeling regelt in Stap 3.
