Niet betalende klanten zijn een groot risico voor kleine bedrijven en ZZP’ers. Door een goed debiteurenbeleid kan veel schade worden voorkomen. Wacht je te lang met achter debiteuren aanzitten, dan kan het namelijk zijn dat een debiteur failliet gaat of onvindbaar wordt. Zorg dus dat je een betalingsachterstand van jouw opdrachtgever zo snel mogelijk probeert op te lossen.
Controleer de gegevens van een nieuwe klant
Controleer bij een nieuwe klant altijd even het uittreksel bij de Kamer van Koophandel. Check daarnaast of het bedrijf nog staat ingeschreven en of de contactgegevens kloppen.
Zorg voor een opdrachtbevestiging
De opdrachtbevestiging is van belang bij het bepalen van wat wel en wat niet wordt geleverd. Als de opdrachtgever achteraf toch iets anders of iets meer wil, dan kan dat, maar wel tegen extra betaling. Het is verder verstandig om in de opdrachtbevestiging een verwijzing op te nemen naar de algemene leveringsvoorwaarden.
Stel een factuur op
Als een factuur wordt opgesteld, dan moet deze duidelijk zijn. Zorg er dus voor dat het factuurnummer, de datum en de omschrijving van de geleverde dienst/ het geleverde product duidelijk op de factuur vermeld staan. Je kunt hiervoor software gebruiken zoals bijvoorbeeld WeFact, Stella – Werkregistratie voor de vakman of Moneybird.
Houd de betaling van de facturen bij
Nadat de werkzaamheden zijn vastgesteld in de opdrachtbevestiging, gaan de werkzaamheden plaatsvinden en kan de eerste factuur de deur uit. Het is daarbij belangrijk om in de gaten te houden of de factuur binnen de betalingstermijn betaald wordt om betalingsachterstand te voorkomen. Als dit niet gebeurt dan is het raadzaam om een betalingsherinnering te sturen met een nieuwe betalingstermijn. Hierna kan er eventueel nog een tweede herinnering worden verstuurd.
Daarna is het belangrijk om een aanmaning te versturen. Zet bovenaan de brief dat het om een aanmaning gaat! Hierin verzoek je vriendelijk maar dringend om de factuur alsnog te betalen binnen een termijn van 5 dagen. Dit is de gebruikelijke termijn. Het is een mogelijkheid om bij de aanmaning te vermelden dat als de vordering niet binnen 7 dagen betaald is, jij juridische stappen zult gaan ondernemen om de betalingsachterstand op te lossen. Dat kan bijvoorbeeld het inschakelen van een incassobureau zijn.
Hierna zijn de bovenstaande stappen op een rijtje gezet:
| Aantal dagen | Werkzaamheden |
| Dag 0 | Factuur versturen |
| Dag 14 | Einde betaaltermijn |
| Dag 15 | Eerste herinnering |
| Dag 29 | Einde betaaltermijn |
| Dag 30 | Tweede herinnering |
| Dag 44 | Einde betaaltermijn |
| Dag 45 | Eerste aanmaning |
| Dag 52 | Einde betaaltermijn |
Het inschakelen van een incassobureau
Als de opdrachtgever ook na de aanmaning niet betaald, dan kun je een incassobureau inschakelen. Een voorbeeld van een incassobureau is doorKees. Dit bedrijf werkt op basis van “no cure, no pay”. Je kan het bedrijf contacteren via deze link. Werk je met de software van Stella – Werkregistratie voor de vakman? Dan kun je met één simpele klik jouw vordering ter incasso indienen bij doorKees.
Een woord van onze partner: doorKees
Dit artikel is je aangeboden door doorKees. DoorKees ondersteunt ondernemers op het gebied van verzekeringen, juridische vragen en boekhouding. Je kunt gemakkelijk een (telefonische) afspraak met een adviseur inplannen via www.doorkees.nl.
